Um organograma é uma espécie de gráfico mostrando a estrutura – ou o esqueleto – interna de uma determinada empresa ou organização. Os colaboradores e suas posições ficam representados por retângulos e outras figuras, e às vezes incluem:
As linhas que são retas ou um ângulo de 90º unem os níveis. Isso acaba criando uma representação visual mais clara de toda a hierarquia e dos intervalos de todos os colaboradores, departamentos e cargos que são componentes da organização.
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Organogramas são também conhecido por outras formas, tais como, diagramas de organização, fluxogramas ou hierarquia gráfica. Mas não se engane com esse monte de nomenclaturas. Embora tenham nomes diferentes, é o mesmo diagrama.
Tipos encontrados de organograma
Qual seria o formato mais eficiente para um organograma? Depende das necessidades, bem como do tipo a que se refere a organização. Existem os três tipos de organogramas, que são ditos principais. Estes são: matriz, hierárquico e plano.
Organograma matriz
Este é bem comum em instituições que possuem vários diretores. Um exemplo prático: uma determinada organização tem uma equipe de marketing que devem prestar contas ao marketeiro principal.
Os marketeiros também trabalham com outros projetos e provavelmente são liderados por um coordenador de contas. Nesse caso, eles devem renderizar contas para duas pessoas.
Organograma hierárquico
Este é um dos tipos mais comuns. Através dele que se origina o sinônimo “diagrama hierárquico”. Dentro de uma hierarquia, um grupo está bem no topo, ao passo em que indivíduos com menor poder se localizam abaixo na forma piramidal.
Pense em termos de uma monarquia: o rei ou a rainha está no alto. Em uma instituição, por exemplo, o diretor geral também estaria localizado no topo. Na hierarquia, todos os membros, usualmente, devem se comunicar com seus superiores e com as pessoas que dependem deles.
Organograma simples
Este tipo, muitas vezes chamado de organograma horizontal, praticamente não possui níveis médios de gerenciamento e, em geral, envolve dois níveis: sênior e júnior.
Neste tipo de instituição todos têm diversas responsabilidades. Até mesmo os que permanecem na escala inferior estão diretamente envoltos nas tomadas de decisões.
As relações dentro dos organogramas podem ser chamadas de relações lineares (ou cadeia hierárquica), que representam do supervisor para o subordinado. Já as relações laterais, mostram os indivíduos dentro de um único nível.
Com as relações lineares, pode haver linhas sólidas que indicam as autoridades, ou as linhas em pontilhado que mostram as autoridades secundárias. Não existem normas rígidas nos simbolismos e nas linhas usadas nos organogramas, desde que todas as relações de cunho formal sejam claras.
Usos dos organogramas
Independentemente da organização escolhida, os organogramas são bastante úteis no mapeamento dos relacionamentos em uma instituição e para garantir que os indivíduos saibam a forma mais indicada de comunicar informações importantes.
É possível fazer uso dos organogramas para:
- Comunicação de supervisão e organizacional – Isso ajuda os colaboradores a saberem quem é responsável por quem e ajuda os indivíduos a se conhecerem. Adicionando fotos, permitirá os rostos sendo associados aos nomes;
- A reestruturação – Usado na inversão de papéis dentro de uma equipe com o intuito de melhor utilização dos talentos em geral;
- Planejamento de uma força de trabalho – Para definir os detalhes das novas iniciativas de contratação;
- Planejamento dos recursos – Para reduzir as ineficiências, modificando a atribuição de funções;
- Genealogia – A árvore genealógica é, em essência, um tipo específico de organograma. Existe sempre a possibilidade de inclusão de nascimento, fotos, data de morte, bem como links que contenham mais informações sobre cada indivíduo.
As limitações das funcionalidades dos organogramas
Os organogramas podem se tornar obsoletos rapidamente, em especial nas organizações com muita rotação de tarefas. Os organogramas online são mais práticos de serem feitas as atualizações do que os impressos. Mas até os primeiros podem se tornar obsoletos se não forem atualizados regularmente.
Isso deve ser mitigado com documentos editados online e com automação, como a partida e a chegada de funcionários que ativam a atualização dos organogramas.
As limitações mais comuns são:
- Eles mostram apenas as relações que são formais, não as sociais ou informais que ajudam na realização de tarefas em uma instituição;
- Eles não refletem o estilo da hierarquia. Eles indicam as linhas da autoridade, mas não informam como a autoridade é exercida.
Como planejar, desenhar e estruturar um organograma organizacional prático e básico
Defina a finalidade e o escopo
Um exemplo, você precisa que seu organograma seja um algo que identifique quem são as pessoas? Você pode adicionar informações para contato e fotos, incluindo os links para as redes sociais e-mails.
Você precisa criar um organograma de toda a instituição ou apenas de um departamento ou de grupo? Você acha que precisará de mais organogramas? Tenha em mente o que seria mais útil em termos de seus propósitos.
Coleta de informações
Lembre-se sempre de coletar tudo o que você poderá usar. Talvez seja necessário encontrar outros meios que irão deixar as linhas das autoridades mais claras e explicá-las detalhadamente em seu organograma. Determine quais plataformas você planeja usar e como planeja exibi-lo.
Planeje contínuas atualizações do organograma
É preciso lembrar de que determinadas coisas mudam de maneira muito rápida em várias instituições. Portanto, será preciso uma maneira eficaz de manutenção do organograma.
Mais recomendações funcionais para aplicar no organograma
Divida seu organograma em seções gerenciáveis para começar. Assim, toda a informação é consistente e leva ao mais alto nível da instituição. É possível separar diferentes áreas com base nas seguintes categorias: departamento, equipe, projeto, unidade e local.
É possível também completar seu organograma incluindo informações detalhadas sobre os indivíduos ou departamentos. Adicionar localização, contato e outras anotações podem tornar a organização mais prática, eliminando a confusão sobre quem faz qual tarefa.
Como obter informações mais visuais com os organogramas
Os organogramas possuem poucas regras, portanto, qualquer elemento visual que ajude a comunicação é válido.
- Usar fotografias poderá auxiliar os indivíduos a se conhecerem e associar rostos a nomes;
- Usar cores ou figuras diferentes podem contribuir para a definição dos departamentos distintos, os níveis de emprego, os grupos ou outros detalhamentos dos trabalhos;
- Usar ícones ou logotipos da organização pode deixar seu organograma personalizado de acordo com o design próprio;
- O uso de figuras 3D tornará o organograma mais visualmente atraente, fazendo com que se destaque na página;
- Usar animações, seja no PowerPoint ou com outro recurso, pode contribuir para dar vida à apresentação enquanto você explana sobre as diversificadas partes do organograma.
Abuse dos recursos e vá experimentando as diferentes formas de criar um organograma até encontrar o que melhor se encaixa com as suas necessidades.
