O cronograma é uma ferramenta que nos auxilia a planejar e controlar o tempo necessário para realizar uma atividade. Através dele podemos avaliar etapas necessárias para a execução de algo, os recursos necessários e o tempo que precisamos.
A palavra deriva do termo “cronos”, que segundo a mitologia grega seria a personificação do tempo. Ou seja, cronos é a representação da passagem do tempo físico e de sua contagem cronológica através das horas, dias, meses, anos, etc.
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Cronograma pode ser utilizado, desde uma forma simplificada como a definição do período de tempo necessário para realizar algo e até para relacionar detalhadamente todas as atividades que serão necessárias e o tempo estimado que será gasto com cada uma delas.
Cronograma: o que é e para que serve?
O cronograma é a representação de prazos, definição de períodos ou estabelecimento de medidas de tempo necessárias para a execução de algo. Ele pode ser apresentado por meio de uma tabela, uma relação ou um gráfico no qual estejam relacionadas as ações e o tempo gasto nelas ou prazos determinados para execução.
Ele pode ser representado por meio de um calendário, no qual se relacionam atividades e seus devidos prazos de cumprimento. Assim, ele serve para apresentar os fatos, ações ou atividades que devem ocorrer dentro de um determinado período de tempo.
Em administração, o cronograma é uma etapa muito importante do planejamento de uma atividade. Através dele, relaciona-se as tarefas que devem ser executadas e o tempo correspondente para a realização de cada ação ou etapa de um projeto.
Com a devida elaboração de um cronograma é possível acompanhar o andamento de um projeto ou atividade. E assim, realizar a gestão adequada ajustando prazos, ações ou recursos que se mostram necessários para que o objetivo seja alcançado.
A definição correta do cronograma, e o seu cumprimento, irá influenciar os prazos, custos e resultados de um projeto. Se feito de maneira apressada ou desleixada, o cronograma pode apresentar falhas no planejamento ao esquecer de relacionar ações e prazos importantes para a conclusão da tarefa.
O contrário, ou seja, um cronograma extremamente rígido, pode comprometer o desempenho dos executores na medida em que os prazos aquém do necessário trarão muito estresse, podem levar à erros e até inviabilizar a concretização da tarefa.
Um cronograma pode possui vários objetivos, sendo que os mais relevantes são ordenar de maneira sequencial e lógica os prazos para realização de atividades, auxiliar no planejamento de uma estratégia de ação, comunicar as datas de entregas das etapas de um projeto, facilitar o monitoramento do cumprimento dos prazos ou detecção dos atrasos e ainda, ajudar na gestão de ações que visem atingir os objetivos propostos.
Cronograma: conceito, significado e definição
A palavra cronograma é um substantivo masculino, e segundo os dicionários, indica os prazos ou datas de um evento, acontecimento, atividade ou ação. É uma forma de representar, através de letras, números ou gráficos os períodos necessários para a realização de algo.
Esta palavra é derivada de duas expressões gregas, “cronos” que significa tempo e “gramma” que designa “escrever uma mensagem”. Assim, literalmente teríamos “uma mensagem sobre o tempo”. Porém, aos poucos ela passou a ser referência de prazos, datas e tempo que se faz necessário para executar uma atividade.
Existem algumas palavras que são sinônimos de cronograma, entre elas calendário, prazos, diagrama, mapa de tempo, almanaque, projeção de tempo, agenda, planejamento, período de tempo, lista, receita, horário, plano, catálogo, tabela, programa e tempo.
Em razão da sonoridade parecida, muitos confundem cronograma com organograma. Enquanto a primeira palavra designa o planejamento de tempo para uma ação, a palavra organograma tem outro sentido completamente diferente.
Organograma é uma representação gráfica, em formato de diagrama, que apresenta os cargos ou departamentos existentes dentro de uma organização. Ele também serve para distinguir responsabilidades e apontar as relações de poder e hierarquia existente.
O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles.
O cronograma serve para identificar, planejar, determinar e acompanhar a execução de tarefas, de acordo com o tempo previsto para sua realização. Utilizando um cronograma podemos verificar se uma tarefa está ou não sendo realizada dentro dos prazos previstos.
Ele não é útil apenas para o planejamento e acompanhamento de grandes projetos. Desde um plano de estudos, à programação de uma viagem ou a organização financeira para a criação de um negócio ou da aposentadoria, qualquer tipo de projeto pode se beneficiar da realização de um bom cronograma.
Como utilizar o cronograma
A primeira coisa a ser feita para se criar um cronograma eficiente é definir detalhadamente todas as tarefas que serão necessárias para a execução do projeto. Sem isto o cronograma pode se mostrar falho se ele não identificar prazos para ações que eram importantes para o objetivo final.
Em seguida, deve-se estimar as datas ou períodos de tempo necessários para a realização de cada etapa ou atividade descrita no planejamento do projeto. Esta mensuração deve ser a mais precisa possível para não desperdiçar tempo ou tornar a execução das tarefas inviável devido ao tempo exíguo.
Como vimos, a partir do cronograma é possível avaliar se e as etapas e os recursos definidos estão condizentes com o panorama percebido ou se serão necessários ajustes. Ele também será fundamental na etapa de acompanhamento das ações servindo de termômetro para as decisões do responsável pelo projeto.
Será a partir do acompanhamento do cronograma que o gestor do projeto poderá definir ações de ajustes para acertar pendências, consertar erros, orientar participantes do projeto ou definir a alocação de recursos para a conclusão das atividades dentro dos prazos.
Apesar de existirem vários modelos disponíveis de cronograma não há um padrão que deva ser seguido por todos os planejamentos. O que se tem por certeza é de que este documento deve conter, pelo menos, as atividades a serem realizadas e os seus prazos. Estes podem estar expressos em minutos, horas, dias, meses desde que seja compreensível e possível de ser cumprido.
