Workflow é um termo em inglês que diz respeito, literalmente falando, à um fluxo de trabalho. É um sistema de automação, composto por uma lista de funções e objetivos a serem cumpridos pelos funcionários, a fim de melhorar o funcionamento da empresa. Segundo a Workflow Management Coalition, “fluxo de trabalho é a sistematização do processo de negócio, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.”
Como funciona o sistema workflow?
O sistema workflow pode ser dividido em seis métodos diferentes, são eles:
- AD HOC: Trata-se de um processo manual desenvolvido de forma simples. Os itens são modificados livremente de acordo com as necessidades e demandas da empresa.
- Administrativo: É um processo mais democrático, pois envolve as demais tarefas empresariais que podem ser simplificadas através de um workflow, que engloba e organiza as informações.
- Produtivo: Podem ou não contar com a intervenção humana. São processos mais complexos e com maior repetitividade, também exige maiores níveis de qualificação.
- Colaborativo: Processo mais completo que depende da colaboração dos variados departamentos da empresa.
- Transacional: As tarefas são executadas de maneira conjunta, porém em unidades diferentes.
Qual a finalidade do workflow?
O workflow apareceu como uma forma de otimizar e organizar o funcionamento dentro de empresas com muitos funcionários.
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Através do workflow, você consegue atribuir demandas para cada equipe, tendo em vista o seu principal objetivo para a empresa. O workflow também gera maior rentabilidade, eliminando processos desnecessários e aumentando a produtividade da equipe, a empresa passa a produzir mais e gastar menos recursos humanos e materiais.
Sendo assim, o sistema workflow, se bem pensado, organizado e montado, pode apresentar muitos benefícios. Seguindo corretamente os passos que serão apresentados a seguir, é possível alcançar o sucesso com um workflow.
Como desenvolver o sistema workflow?
O workflow, como já explicado, é um sistema utilizado para traçar e administrar com exatidão as tarefas atribuídas a cada setor e funcionário de uma empresa, sem que ninguém saia sobrecarregado ou sem nenhuma função, visando sempre o avanço de uma empresa.
Para isso, é preciso ter bastante organização na gestão e traçar todos os objetivos a serem alcançados.
O workflow pode ser focado nas atividades rotineiras da empresa, como abordagem de vendas; ou pode ser voltado para um projeto em específico, como um lançamento de um novo produto.
Enfim, para fazer um bom workflow é importante atentar-se nas seguintes etapas:
Examine todos os processos internos da sua empresa
Obviamente, antes e traçar um plano de fluxo de trabalho é importante que você tenha em mente a forma como a sua empresa funciona, para não acontecer divergências na hora da atribuição das demandas para cada equipe. Além disso, também é preciso ter em mente todos os recursos disponíveis para a execução do workflow.
Defina e documente os processos
Após mergulhar a fundo nos detalhes cruciais da empresa, comece a traçar as formas como o workflow será executado. Defina todas as atividade e seus respectivos responsáveis. Além do mais, entenda o processo de cada atividade, se uma não irá depender da outra, e assim por diante. O ideal é que todas essas etapas sejam documentadas em um computador, com o auxílio de algum programa ou aplicativo de gestão de agências.
Crie uma mapa de orientação
Depois de traçados todos os objetivos, e separadas todas as atribuições e atividades a serem desempenhadas por cada setor, é preciso criar um mapa para guiar as etapas do processo. Organize projetos interdependentes em ordem cronológica, monte um modelo de fluxograma para ter sempre em mente a ordem de cada etapa.
Integre a equipe
Uma empresa não funciona apenas com o esforço de um, é importante que num sistema de workflow toda a equipe seja devidamente integrada. Ou seja, defina com exatidão todos os papéis dos setores e dos funcionários, e exponha todos os objetivos finais.
Uma boa ideia para acompanhar e manter o workflow é fazer o uso de plataformas que oferecem certo auxílio na organização e definição de prioridade dos processos.
Reuniões semanais também pode ser um método eficiente para ter ciência do andamento dos processos em cada setor.
Veja os resultados
Depois de um tempo funcionando sob o sistema workflow, alguns resultados aparecerão. É nessa fase que você verifica se todos os fluxogramas montados no início ainda fazem sentido e se ainda apresentam eficácia. O desempenho da equipe quanto a assimilação do fluxo também precisa ser avaliada.
Solicitar um feedback dos funcionários também é importante na etapa de verificação de resultados do sistema.
Quais cuidados devem ser tomados?
Trabalhar com um workflow exige muita atenção e organização. Por isso atente-se ao formato em que o documento que expõe o workflow está diagramado; se todos os tópicos fazem sentido, e se a compreensão de todos acima disso é a mesma. É importante que todas as informações contidas sejam resumidas e bem explicadas, para não acontecer desentendimentos.
A capacitação da equipe também é um cuidado a se tomar. Preste atenção se todos conseguem desenvolver as atividades atribuídas com excelência.
Exemplo de workflow
Um exemplo bem simples de workflow, que é seguido praticamente por todas as empresas, é o que envolve o processo de contratação de um funcionário.
A partir do momento em que é aprovado no processo seletivo, é preciso seguir uma lista de etapas a serem cumpridos, para a boa integração do novo funcionário à equipe. São elas:
- Etapa 1: Comunicar o novo funcionário com felicitações, através de e-mail, ligação ou mensagem;
- Etapa 2: Inserir as informações do funcionário no sistema da empresa;
- Etapa 3: Resolver todos os procedimentos legais da contratação, como assinatura na carteira de trabalho, vale-transporte e etc.
- Etapa 4: Apresentação do novo funcionário à equipe;
- Etapa 5: Oferecer todos os materiais necessários para ele executar o trabalho, como computador, mesa, acesso ao sistema;
- Etapa 6: Providenciar o treinamento para que ele possa exercer todo o trabalho da melhor forma.
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